Vous êtes responsable MessesInfo pour votre diocèse? Mais vous ne savez pas en détail ce que ça veut dire?
Nous essayons de vous esquisser ici de manière compacte vos possibilités et les tâches de votre service, en vous donnant aussi quelques indications que l’expérience à révélé utiles…
1) L’animation du réseau diocésain
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Votre premier devoir est l’animation du réseau des contributeurs/administrateurs locaux dans votre diocèse. Il serait bien d’avoir un contact personnel avec chaque contributeur dans les paroisses, pour les assister et former, les tenir au courant des nouvelles…
- En tant que responsable diocésain, c’est à vous de gérer leur accès au site et à la gestion de leur(s) paroisse(s). Voir l’article aide correspondant.
- S’il n’y a pas de contributeurs dans certaines paroisses, il serait bien de trouver un bénévole au niveau local d’abord, en contactant la paroisse.
- Sinon il s’est montré très efficace d’avoir une équipe de bénévoles au niveau du diocèse qui relance régulièrement les paroisses sans horaires en leur demandant les horaires et en les mettant ensuite en ligne sur le site. C’est un service important pour les internautes qui font confiance en l’intégralité des informations sur EgliseInfo lors de leurs recherches!
2) La gestion du diocèse sur EgliseInfo
Cela fait, il est à vous de vérifier que les données sur le site correspondent à la réalité de votre diocèse, et à les adapter si nécessaire.
- S’il manque des églises pour renseigner des horaires, les contributeurs saisissent un formulaire de demande qui est envoyé à vous. Il est à vous de créer ensuite ces lieux! Voici l’article correspondant.
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De même si on vous indique qu’un lieu ou même une paroisse/communauté est à supprimer, c’est à vous de le faire. (Aide supprimer un lieu / supprimer une communauté) - Vous pouvez adapter les intitulés des communautés (‘paroisse’, ‘secteur’, ‘ensemble paroissial‘…) selon les termes en usage dans votre diocèse. Cf. l’article correspondant.
- De même vous pouvez ajouter des noms particuliers pour des lieux (p.ex. ‘EHPAD’) ou des célébrations (p.ex. ‘forme extraordinaire‘) qui ne se trouvent pas par défaut dans les listes de choix. Cf. ce même article.
- Vous pouvez réorganiser les paroisses en transférant les lieux de culte et en corrigeant/recréant la structure administrative de votre diocèse (‘secteurs’, doyennés’ etc.).
- Pour surveiller l’état des horaires de votre diocèse, pour un accès rapide aux communautés/lieux et pour voir d’emblée la structure actuelle du diocèse, vous pouvez vous servir du tableau de bord.
3) Le suivi des demandes des internautes
Chaque demande d’un internaute adressée à vous ou à une de vos paroisses passe par votre adresse mail inscrite dans les options avancées de votre diocèse. C’est à vous également de vérifier qu’ils ont obtenu une réponse, et sinon, de leur répondre de votre part.
Le fonctionnement de la messagerie:
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La messagerie transmet automatiquement chaque message, chaque réponse qui a été faite à toutes les adresses qui sont inscrites dans le champ ‘Destinataire’ de la demande, ainsi qu’à l’internaute lui-même. Dans ce champ vous pouvez vérifier que le message à bien été envoyé à la paroisse (s’il y a une adresse mail renseignée) ou uniquement à vous. Cela dépend aussi du type de message et du bouton sur lequel a cliqué l’internaute. En plus, dans la boîte ‘vos messages’ sur le site EgliseInfo, vous voyez directement les adresses mail concernées.
Pour pouvoir assurer le suivi, il faut toujours répondre à l’adresse (un peu cryptique) de la messagerie d’EgliseInfo et ne pas prendre uniquement l’adresse mail de l’internaute, p.ex.!
- Le système d’EgliseInfo est subsidiaire, c’est-à-dire on essaie de laisser le plus de liberté et de responsabilité au niveau local. Il est donc d’abord à vos paroissiens de répondre aux demandes des internautes.
- Si vous voyez cependant après quelques jours qu’on n’a pas répondu, c’est à vous d’essayer de répondre autant que faire se peut. Souvent il s’agit de demandes d’actes de baptême que vous pouvez transmettre aux archives de votre diocèse, en laissant une brève information à l’internaute; ou une demande de contribution pour telle ou telle paroisse; ou une mise à jour des coordonnées d’une église; la correction d’un horaire que vous pouvez faire directement…
- S’il s’agit de questions techniques concernant le site que vous ne pouvez pas résoudre, n’hésitez pas à contacter l’administration nationale sous messesinfo@cef.fr !
- Enfin, parfois si on voit que personne n’a répondu et s’il s’agit surtout d’une demande de contribution ou d’assistance technique, l’administration nationale se permet de répondre aussi.
Cf. aussi l’article sur la messagerie.